Organiser un séminaire d’entreprise
Vous souhaitez organiser un séminaire d’entreprise mais vous ne savez pas par où commencer ? Nous vous proposons un guide complet regroupant les étapes essentielles, des conseils pratiques et des astuces stratégiques pour une planification réussie. Nous sommes convaincues des bénéfices sur la cohésion d’équipe et la productivité !
1- Définir les objectifs du séminaire
Déterminer en amont les objectifs est primordial. Ces objectifs constituent le cœur même du projet et orientent toutes les décisions qui seront prises par la suite. Les séminaires d’entreprise peuvent avoir des finalités diverses, allant du renforcement de la cohésion d’équipe à l’amélioration de la créativité au sein de l’entreprise. Ils peuvent également être l’occasion de remercier et de motiver les collaborateurs, d’élaborer de nouvelles stratégies commerciales ou encore de fédérer autour d’un nouveau produit, projet…
La question à se poser est donc : qu’est-ce que je veux qu’il ressorte de ce séminaire ?
2- Rédiger un cahier des charges
On y inscrit le nombre de personnes que l’on souhaite convier au séminaire, la destination souhaitée ainsi que la date ou la période définie. Attention aux dates de vacances scolaires, celles-ci sont à éviter. On fait une première ébauche d’un agenda détaillé qui alterne savamment temps de travail, d’apprentissage et de détente, de manière à favoriser une expérience équilibrée et productive. Celui-ci doit être en adéquation avec l’objectif ciblé. Prévoir des pauses pour permettre aux participants de se ressourcer et d’échanger informellement. Et enfin définir un budget par personne ou au global afin de choisir les activités adéquates.
3- Choisir ses prestataires
Une fois avoir rédigé votre cahier des charges, soit vous déléguez la recherche des prestataires à une entreprise spécialisée comme Label Inspi soit vous faites la recherche par vous-même de l’hébergement et/ou du lieu (celui-ci doit comprendre une salle commune suffisamment grande afin de vous y regrouper voire une salle de réunion), des repas (n’oubliez pas de prévoir des alternatives pour les régimes alimentaires spéciaux) et des différentes activités. Prévoir également le transport et les navettes si besoin. Nous vous conseillons de travailler en étroite collaboration avec les prestataires pour garantir un séjour sans accroc ! Réfléchir également à la coordination sur place le jour J : qui sera maitre du temps ? qui fera en sorte que l’évènement soit fluide ? Qui gérera les imprévus ?
4- Communiquer sur l'évènement
La communication sur le séminaire est essentielle pour susciter l’engouement des participants. Utilisez des e-mails personnalisés pour les invitations et les mises à jour du programme. Les réseaux sociaux sont également précieux pour partager du contenu attrayant et créer de la mobilisation. Une communication soignée renforcera la participation et l’impact de l’événement.
5- Evaluer et améliorer
Une fois le séminaire terminé, il est essentiel d’entamer une phase d’évaluation afin d’identifier les points forts et les aspects à améliorer pour les futurs événements. Sollicitez les retours des participants en leur envoyant des questionnaires. Analysez les résultats avec attention pour comprendre ce qui a fonctionné et ce qui pourrait être optimisé. Ces retours précieux permettront d’affiner l’organisation des prochains séminaires. Cette démarche garantit une amélioration constante de l’expérience offert et renforce la satisfaction des collaborateurs.
